Anticipare gli eventi: budget e controllo di gestione

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Budget e controllo di gestione: argomento certamente interessante. E se provassimo ad aggiungere qualche altro ingrediente, come le criticità collegate alla difficoltà di approvvigionamento delle materie prime, alla gestione della liquidità e al controllo dei margini di profitto?

Rispondiamo alla suggestione con i fatti.

Elaboriamo congiuntamente il piano operativo degli acquisti di materie prime, della produzione e delle consegne su base previsionale a dodici mesi. Non è ammessa l’obiezione che prevedere il futuro: soprattutto in un momento come questo, è impossibile. Fra essere messi spalle al muro dagli eventi ed anticiparli, pur con un margine tollerabile di approssimazione, è preferibile la seconda opzione.

I piani operativi prevedono l’indicazione delle attività, dei volumi e dei corrispondenti valori in frazioni di tempo normalmente corrispondenti al mese.

Abbiamo in questo modo attivato l’elaborazione del budget economico d’esercizio.

Individuati i piani operativi degli acquisti di materie prime, della produzione e delle consegne coerenti fra di loro, passiamo all’individuazione dei volumi e dei corrispondenti costi di tutti gli altri fattori produttivi che rendono possibili i piani operativi. Definiti i costi delle strutture centrali e di distribuzione, se esistenti, siamo in grado di sviluppare una prima elaborazione di conto economico su base previsionale annua.

Il conto economico, riclassificato a costi variabili e costi fissi, ci consente di evidenziare il margine lordo di contribuzione, da calcolare al netto degli eventuali costi commerciali variabili di distribuzione.

Un primo passo importante è fatto: disponiamo del valore previsionale, in valuta e percentuale, del margine di contribuzione. Il profitto è all’orizzonte.

Il dettaglio dei costi fissi delle strutture centrali e della distribuzione ci consente in seguito il calcolo del margine netto.

Sviluppiamo su base mensile le entrate e le uscite di cassa/banca corrispondenti alle attività previste nei piani operativi. Il progetto aziendale è sostenibile a livello finanziario? Integriamo il piano degli investimenti e definiamo i mezzi finanziari di copertura del fabbisogno compatibili con la realtà aziendale.

La previsione dei flussi di cassa e, pertanto, della liquidità disponibile consente di evitare la pericolosa pratica della navigazione a vista.

Facciamo un altro passo, rendiamo le nostre elaborazioni flessibili in modo che ci consentano una rapida e chiara valutazione e comparazione di scenari alternativi derivanti da una diversa impostazione del modello di business, oppure dall’oscillazione delle variabili principali. Osserviamo la reattività del modello previsionale adottato rispetto alla diversa modulazione delle variabili che possono incidere con differente intensità sui risultati di sintesi dell’impresa, quali il margine ed il flusso di cassa di periodo.

Sviluppate le elaborazioni di carattere previsionale, approntiamo un sistema di controllo di gestione.

Dobbiamo essere in grado, innanzitutto, di elaborare un rendiconto economico consuntivo periodico, mensile o trimestrale, in linea con i prospetti di budget per consentire l’evidenza degli scostamenti.

Ricordiamoci, inoltre, delle criticità in premessa: difficoltà di approvvigionamento delle materie prime, gestione della liquidità e margini di profitto.

Le attività del controllo di gestione devono concentrarsi sull’analisi dei fattori critici, come una sorta di lente d’ingrandimento sempre attiva, ed informare tempestivamente l’imprenditore sull’evoluzione dei fatti rispetto alle previsioni.

Stiamo preparando l’azienda ad affrontare il futuro: diamo impulso ad un’evoluzione digitale anche nel modo in cui rendiamo fruibili le informazioni che abbiamo elaborato. Adottiamo strumenti che hanno nelle loro caratteristiche native l’interattività con il modello di calcolo e la navigabilità delle informazioni in esso contenute. I software di business intelligence, utilizzabili anche per integrare l’elaborazione di un budget d’esercizio con il controllo di gestione, sono oggi alla portata di tutte le aziende sia in termini di investimento che di formazione necessaria per un corretto ed efficace utilizzo.

Abbiamo fatto tutto questo? Lo abbiamo adattato alla nostra realtà aziendale? Abbiamo realizzato un progetto che può contribuire in modo concreto ad affrontare il futuro dell’azienda ed a cogliere le opportunità di business che si presentano.

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