Organizzazione amministrativa e commerciale, Pianificazione e controllo

Oltre gli adempimenti – L’evoluzione dell’amministrazione in azienda

Di questi tempi nelle aziende si rende sempre più necessaria un’evoluzione di mentalità e una tensione alla crescita da parte degli operatori dell’amministrazione, coerente con lo sviluppo dell’intera impresa. Risulta altrettanto interessante sensibilizzare l’imprenditore sull’opportunità di favorire la trasformazione dell’area amministrativa da “luogo degli adempimenti” a centro di generazione di valore.

Per iniziare poniamoci qualche domanda.

Cosa si aspetta l’imprenditore dall’area amministrativa?

Da un’altra prospettiva: cosa vuole essere l’area amministrativa per l’impresa e per l’imprenditore?

Le risposte potrebbero non essere univoche e, comunque, dovrebbero essere contestualizzate in relazione, quantomeno, al periodo storico di riferimento.

Nell’area amministrativa, con un notevole grado di semplificazione e sintesi, si concentrano storicamente le attività contabili, la redazione del bilancio, gli adempimenti fiscali, la gestione del personale dipendente, la gestione dei rapporti finanziari con gli istituti di credito ed il perfezionamento di tutte quelle pratiche di origine burocratica necessarie al normale funzionamento dell’impresa.

In una sorta di percorso cronologico, pensiamo quindi all’impatto che ha avuto il processo di internazionalizzazione delle nostre imprese, anche di piccole dimensioni, sull’area amministrativa. Gestione dei rapporti commerciali e bancari per clienti e fornitori esteri, studio ed integrazione della fiscalità internazionale, comunitaria ed extra-comunitaria, gestione di incassi e pagamenti in valuta, strumenti di copertura del rischio di cambio per citare gli elementi più ricorrenti di una nuova ed ormai consolidata complessità operativa ed amministrativa.

Fin qui le attività riferibili in gran parte all’adempimento di obblighi di natura normativa, la cui criticità è spesso rappresentata dalla schizofrenica progressione della legislazione fiscale ed ai sempre nuovi e aumentati impegni collegati.

Sono attività “imprescindibili” e pertanto spesso considerate “non a valore aggiunto”, per non dire semplicemente un costo, nella percezione dell’imprenditore.

In area amministrativa si svolgono, peraltro, attività su base volontaria inerenti la gestione dell’impresa e la produzione di informazioni a beneficio dei diversi livelli della gerarchia aziendale. Gli esempi più ricorrenti sono i bilanci infrannuali, i report redatti in modo sistematico oppure secondo specifiche necessità, le analisi di carattere economico e finanziario e tutte quelle attività che possono essere ricondotte al più ampio concetto di controllo di gestione.

Sono le prime basi per la valorizzazione dell’area amministrativa, per l’identificazione del suo contributo al raggiungimento degli obiettivi aziendali e per il riconoscimento della sua funzione di supporto alle decisioni dell’imprenditore.

Più in generale l’area amministrativa è un collettore di informazioni destinate sia all’interno che all’esterno dell’impresa ed è normale oggi attendersi una tensione verso una maggiore qualità di tali informazioni.

Un fattore che rappresenta un’enorme potenzialità di miglioramento della qualità delle informazioni destinate all’interno dell’azienda è rappresentato dalla business intelligence: istantaneità, fruibilità “self service” delle informazioni, integrazione di dati provenienti da più fonti in un unico cruscotto, distribuzione delle informazioni in base al profilo del destinatario, rappresentano solo alcune delle caratteristiche tipiche dello strumento, ormai accessibile a tutte le imprese.

Anche per i soggetti esterni all’azienda, gli stakeholder fra tutti, si pone l’esigenza sempre più concreta di una maggiore qualità delle informazioni provenienti dall’impresa; si pensi a questo proposito alla necessità di riqualificare il valore informativo del bilancio d’esercizio con l’integrazione, effettuata su base più o meno volontaria, delle informazioni di carattere non finanziario e legate alle tematiche di responsabilità sociale delle imprese.

Le spinte al miglioramento e sviluppo dell’area amministrativa passano inoltre dagli obblighi introdotti dal Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza in materia di organizzazione e assetto amministrativo. In base a questa norma, l’impresa deve perseguire (e l’organo di controllo deve riscontrarlo) un assetto amministrativo corretto ed adeguato rispetto alle dimensioni dell’azienda.

Gli stimoli non sono finiti.

In questo scenario si inserisce il processo, già iniziato e peraltro di estrema attualità, di trasformazione digitale delle imprese che, impattando in modo trasversale su tutta l’azienda, rappresenta oggi un ulteriore impegno e sfida dell’area amministrativa per concorrere attivamente alla complessiva generazione di valore per gli azionisti, secondo l’assunto che sviluppo e crescita dell’azienda devono necessariamente significare anche sviluppo e crescita, di contenuti e procedure, dell’area amministrativa.

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