Ottimizzazione dei processi aziendali

Il progetto e la capacità di cambiare

finestra_copertina_luglio_agosto_2012“Gli presentano il progetto per lo snellimento della burocrazia. Ringrazia vivamente. Deplora l’assenza del modulo H. Conclude che passerà il progetto, per un sollecito esame, all’ufficio competente, che sta creando”. Così Ennio Flaiano nel 1956 in Diario notturno rappresentava quello che ancora oggi si manifesta sovente nelle nostre aziende: poca concretezza e chiarezza nel progettare, scarsi risultati raggiunti. Al contrario, la capacità di ideare e gestire progetti è una competenza trasversale rispetto alle diverse Funzioni e di enorme importanza, il cui impatto nella vita dell’impresa si concretizza in almeno tre dimensioni principali.

Innanzitutto, la gestione del cambiamento, in tutti gli ambiti aziendali. Cambiare significa passare da uno stato organizzativo, conosciuto ed evidentemente non completamente efficiente o efficace, ad un altro, non ancora realizzato e più efficiente ed efficace. Per far questo, è necessario definire obiettivi raggiungibili, misurabili e condivisi, che si traducono operativamente nella programmazione di una serie di attività, tra loro collegate da meccanismi di propedeuticità o complementarietà; che si sviluppano nel tempo per durata e arco temporale e che possono coinvolgere diverse risorse umane, finanziarie e strumentali. Riuscire a progettare un buon percorso logico lungo il quale realizzare tutte le diverse attività significa avere una maggiore probabilità di raggiungere gli obiettivi prefissati, un minor spreco di mezzi dovuti a tentativi, imprevisti, ridondanze e, perciò, minori costi e tempi più brevi di realizzazione del progetto.

In secondo luogo, progettare è un’attività quotidiana tipica degli Uffici Tecnici, che svolgono attività di preparazione dei prodotti e/o soluzioni, che dovranno poi essere realizzati dalla Produzione. Questa attività e il suo grado di efficienza sono tanto più rilevanti, quanto più l’offerta dell’Azienda si basa su produzione a commessa, quindi con specifiche tecniche e funzionali di volta in volta personalizzate sulle esigenze del cliente.

Ancora, la progettazione spesso impegna l’Ufficio Tecnico insieme al Marketing e alla Produzione anche per il lavoro di Ricerca e Sviluppo, che, in qualche modo, riunisce le prime due dimensioni. In questo caso, la progettazione del prodotto non serve alla vendita immediata, ma è funzionale allo sviluppo di un’idea e di un processo complesso, anch’esso da progettare, che sfocerà presumibilmente in un nuovo piano industriale e commerciale.

Se l’attività di progettazione è, dunque, così rilevante nella vita aziendale, l’utilizzo di strumenti appropriati, che permettano di ottimizzarne gli effetti e il rendimento, diventa un presupposto irrinunciabile. Le tipologie di strumenti al servizio della progettazione, così come l’abbiamo identificata, sono diverse.

In prima battuta, all’inizio del processo di progettazione, troviamo gli strumenti per la creazione di mappe mentali, che permettono di sviluppare idee in modo libero attraverso visualizzazioni “ad albero”, così da creare lo “scheletro” del progetto. In fase successiva, strumenti di Project Management permettono di tradurre le idee in una serie di attività, ciascuna con una data di inizio e di fine, una priorità, una risorsa assegnata preposta alla sua realizzazione, dei costi e degli strumenti associati, ed eventualmente collegata ad altre attività precedenti o successive. Questo tipo di strumenti (tra questi: Openproj, Microsoft Project, Planner)permettono di visualizzare i legami logico/temporali delle fasi e delle attività correlate (diagramma di Gantt) o di rappresentare in chiave reticolare le stesse attività e i punti critici (diagramma di Pert). Tra questi, gli strumenti più evoluti permettono anche di tracciare l’avanzamento dei lavori, di controllare l’impiego delle risorse e dei costi, di condividere le informazioni con tutto il team coinvolto.

La realizzazione grafica dei progetti tecnici, invece, viene affidata a strumenti di Product Data Management (CAM e CAD tra i più diffusi)che permettono di creare e gestire la documentazione tecnica di progetto. Con l’evolversi delle esigenze aziendali questi strumenti si sono sviluppati fino ad inglobare diverse funzionalità, quali ad esempio la condivisione e la gestione dei flussi dei dati, sia internamente (Workflow Management) sia con i fornitori (Supply Chain Management; o, ancora, la gestione delle varianti di produzione (Configuration Management). L’insieme di questi strumenti contribuiscono sempre di più a conformare una visione globale della gestione dell’intero ciclo di vita del prodotto (PLM – Product Lifecycle Management ), che prevede la progettazione della gestione delle informazioni, attività e risorse per la copertura di tutta la durata del prodotto stesso, dall’ideazione alla realizzazione fino alla manutenzione, ritiro e smaltimento. Un approccio eticamente ragguardevole ed economicamente vantaggioso, che necessita di grandi capacità di visione e di progettazione. E il corretto utilizzo degli strumenti appropriati.

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