Gestione e crescita delle risorse umane, Organizzare, Organizzazione amministrativa e commerciale

La chiave per una corretta gestione del tempo

gestione del tempo

Gestione del tempo, tema ormai diventato quasi “di moda”: tutti ne parlano e i consigli su come organizzarlo consapevolmente si sprecano.

Ma in fondo, perché è così importante?

Un valido piano di Time Management, sia nel privato sia in azienda, è fondamentale non solo per il raggiungimento degli obiettivi, ma anche per la creazione e il mantenimento di un clima rilassato e sereno, non contraddistinto dall’ansia e dalle urgenze.  

L’ansia, infatti, è la principale emozione che l’essere umano prova quando è vittima della propria disorganizzazione.

A tal proposito nel libro “Getting Things Done” il consulente americano David Allen, autore di riferimento nell’ambito della produttività personale, racconta e spiega come l’ansia sia la conseguenza della mancanza di controllo, organizzazione e preparazione all’azione e di come la nostra società sia pervasa dall’angoscia di vivere pensando al fatto che dovremmo fare, ma che non stiamo facendo.   

COME GESTIAMO ED UTILIZZIAMO IL NOSTRO TEMPO DEFINISCE CHI SIAMO

Decidere di essere responsabili del proprio tempo vuol dire essere coscienti delle nostre azioni e degli obiettivi che vogliamo raggiungere.

Le tecniche di pianificazione spopolano, ma da sole non sono abbastanza. Queste, infatti, sono solo parte della soluzione a tutte le giornate in apnea e al senso continuo di ansia che ci si trova a provare nei confronti della quotidianità.

Inoltre, la gestione del tempo non è un insieme di regole statiche e definite all’interno delle quali è necessario incasellarsi, ma un sistema dinamico e flessibile che permette di esprimersi e sviluppare al meglio il proprio potenziale.

Il primo passo verso una routine organizzata e sostenibile è scoprire la nostra reale motivazione: comprendere la leva che ci porterà a modificare comportamenti ed atteggiamenti, spesso interiorizzati, per arrivare ad avere il (quasi) controllo delle nostre giornate e di ciò che accade.

Solo dopo, le tecniche di gestione del tempo saranno le alleate che ci permetteranno di raggiungere più facilmente il nostro obiettivo e, soprattutto, ci garantiranno l’ingresso nel tanto ricercato stato di “flow”, definito da Mihaly Csikszentmihalyi come “uno stato in cui la persona si trova completamente assorta in un’attività per il suo proprio piacere e diletto, durante il quale il tempo vola e le azioni, i pensieri e i movimenti si succedono uno dopo l’altro, senza sosta”.

Potrà sembrare paradossale, tuttavia la chiave per diventare produttivi è sacrificare la soddisfazione momentanea, in vista di qualcosa che nel momento presente non è possibile vedere e toccare, ma che possiamo solamente immaginare.

Potremo così focalizzare le nostre energie verso ciò che è realmente importante per noi, pianificando e, quando necessario, delegando tutte le attività urgenti che fanno parte della nostra routine.

DEFINIRE LE PRIORITÀ PER RICONOSCERE IL NOSTRO MODO D’ESSERE

Una domanda che ci consiglia Stephen Covey, uno dei più importanti autori di tematiche manageriali a livello internazionale, è:qual è quella cosa che, se fatta con regolarità, potrebbe portare un grande miglioramento nella tua vita professionale e personale?

Di recente, durante una consulenza, ho avuto la prova di come la sola risposta a questa domanda abbia evidenziato al cliente come fosse per lui fondamentale dedicarsi allo sviluppo strategico del suo business. Attraverso un’analisi delle sue giornate è poi emerso che avrebbe dovuto delegare alcune attività operative del suo lavoro, che però faceva con grande entusiasmo.

Andando nel concreto, potremmo dover sacrificare quell’attività che ci dà una grande soddisfazione immediata, in cui ci sentiamo particolarmente bravi e vincenti. Facendo ciò, dall’altra parte, avremmo la possibilità di concentrarci su quell’azione che risulta più noiosa e complicata, consapevoli che la stessa non ci darà molta soddisfazione nell’immediato, ma nel lungo periodo probabilmente porterà risultati di gran lunga migliori.

Il risultato di tutto questo processo, di cambiamento personale e professionale, è una sensazione di tranquillità e l’eliminazione del continuo stato di ansia: non sarà più l’ambiente esterno a guidarci, spetterà invece a noi scegliere a cosa dedicare la nostra attenzione.

Concludendo, per gestire al meglio il tempo è necessario focalizzarsi su quelle che sono le nostre priorità ed obiettivi e diventare consapevoli del nostro modo d’essere. Così facendo sarà semplice identificare quale strada sarà per noi la migliore per raggiungere la nostra destinazione e solamente dopo aver identificato ciò saremo in grado di definire più nel dettaglio le modalità, i mezzi e le tappe da intraprendere per centrare l’obiettivo.  

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