L’organizzazione del reparto amministrativo: risorse “umane”, tecnologia e processi

Il reparto amministrativo viene spesso sottovalutato, posto dallo stesso imprenditore in coda rispetto ai reparti produttivi, ma anche al reparto commerciale, tanto da porsi frequentemente in competizione con quest’ultimo. Eppure, l’amministrazione assolve una funzione focale, in costante relazione con tutti i comparti aziendali e al contempo con il mondo esterno: crocevia di dati e informazioni che arrivano da ogni dove e che vanno monitorati, selezionati, controllati, registrati, analizzati, distribuiti e, non ultimo, archiviati.

Come tutti gli altri reparti, si potrebbe facilmente pensare.

Qui giunge un primo concetto da focalizzare: tutte le divisioni aziendali sono ovviamente importanti, ma ancora più importante è che dialoghino tra di loro e condividano le informazioni.

Riflettendo sull’evoluzione del reparto amministrativo, i termini dialogo e condivisione li incontreremo spesso: elementi basilari anche tra le risorse umane ai fini dell’organizzazione, così come per le relazioni con il variegato mondo esterno dei clienti, fornitori, enti ed istituzioni varie (fisco, istituti bancari, organi di controllo e altro).

Le funzioni specifiche del reparto, oltre alla principale tenuta della contabilità, si sintetizzano nella gestione di tutti gli accadimenti amministrativi: sarebbe prolisso farne un elenco e ne scorderemmo sicuramente molti. Certo è che, come detto, la gran quantità di dati da gestire richiede specifiche risorse e competenze, sia tecniche che umane.

A presidiare il comparto troviamo gli elementi portanti del sistema, le risorse umane, personale amministrativo selezionato con una certa preparazione tecnica. In appoggio alla loro attività abbiamo la tecnologia: materiale hardware e, soprattutto, software, in continua evoluzione e sempre più performante (stiamo già assistendo all’introduzione dell’intelligenza artificiale nei reparti amministrativi).

Per amalgamare il tutto, sono necessarie specifiche procedure che permettano di gestire i differenti processi amministrativi: le troviamo in qualsiasi azienda, grande o piccola che sia, in quanto l’assenza provocherebbe l’inoperatività del sistema. La questione è capire quanto questi processi e relative procedure siano meditati, formalizzati e posti a conoscenza dei singoli utenti: man mano che le dimensioni aziendali crescono è necessaria una maggiore formalizzazione di tali processi, ma non sempre questo avviene.

RISORSE TECNOLOGICHE: L’EVOLUZIONE DEL SOFTWARE

Per quanto riguarda il software, ancora oggi ci si focalizza sul “programma per la tenuta della contabilità” (non lo chiamo ancora “gestionale”, in quanto questo è già un’evoluzione), l’applicativo che ha assunto necessaria centralità nel momento in cui l’evoluzione tecnologica ha portato la gestione della contabilità da manuale (qualcuno ricorda le schede di mastro a ricalco?) ad automatizzata.

Sono passati molti anni da allora, ma in amministrazione è ancora il software portante.

Siamo sicuri che sia l’ottica corretta?

Sì, capisco, le fatture vengono emesse e registrate sempre con tale programma e qui si registrano anche le fatture passive, gli incassi, i pagamenti e tutto il resto. Tuttavia, pensandoci: se invece di procedere con passaggi, controlli e registrazioni manuali, le operazioni venissero monitorate e registrate in automatico?

Immaginiamo tale processo: l’ordine nasce dal cliente attraverso un software di CRM (Customer Relationship Management) e transita a mezzo ERP (Enterprise Resource Planner) trasversalmente a tutte le fasi aziendali, per arrivare fino all’emissione del DDT (documento di trasporto). Il passaggio di informazioni tramite questi software permetterebbe di raccogliere tutti elementi indispensabili all’emissione automatizzata della fattura, e alla sua successiva registrazione, così come una ulteriore quantità di dati utili ai fini di una successiva analisi.

Lo stesso dicasi per le fatture di acquisto, monitorate fin dall’ordine e registrate in modalità semiautomatica con provenienza dal Sistema di Interscambio, attraverso piattaforme di gestione digitale dell’ormai rodata “fattura elettronica”.

Seguendo questo percorso, quanto più solido e controllato sarebbe il processo?

Personalmente, ritengo che, al fine di creare un reparto amministrativo organizzato e performante l’ottica andrebbe spostata verso sistemi aziendali che guardino all’intera filiera del ciclo attivo, ciclo passivo, magazzino, dipendenti e quant’altro; tale considerazione risulta essere altrettanto rilevante anche per le aziende di servizi, che gestiscono per esempio progetti, assistenze, manutenzioni e così via.

Sistemi integrati insomma, nei quali il “programma di contabilità” non è che un elemento, importante sì, ma integrato in un sistema nel quale i dati vengono controllati a monte, registrati con maggior automazione e sicurezza rispetto ad un inserimento manuale, per poi essere analizzati e gestiti a valle (pensiamo ad un buon sistema di Business Intelligence) ed infine distribuiti ai vari fruitori (immaginiamo anche solo il mondo della “corrispondenza”, gestita ormai unicamente con strumenti informatici, dei quali l’ormai onnipresente mail comincia quasi ad essere uno strumento obsoleto).

Ecco, siamo tornati al dialogo, in questo caso tra sistemi software. Possiamo veramente chiamarli integrati?

Non sempre lo sono veramente e in tal caso possono essere fonte di potenziali inefficienze: pensiamo all’eventuale mancanza di una reale anagrafica unica (seria e degna di questo nome) tra il CRM ed il gestionale, ad esempio, ove sia potenzialmente possibile la duplicazione di record quali la “Pinco Pallino S.r.l.” nel CRM, che non corrisponde esattamente alla “Pinco Pallino Srl” del gestionale. I software sono precisi, si sa: è una questione di “puntini”.

Sempre in tema di dialogo e condivisione delle informazioni, non può a mio avviso mancare in azienda (non solo nel reparto amministrativo) un buon sistema di gestione dei documenti su supporto digitale e relativo software di archiviazione documentale; essenziale per il salvataggio, l’agevole recupero e la condivisione di tutte le informazioni aziendali, gestito con le opportune policy autorizzative nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati. Il risultato sarà la gestione di documenti unici (senza pericolose duplicazioni), da poter utilizzare in condivisione e facilmente recuperabili anche da remoto (quante informazioni su supporto cartaceo vengono dimenticate nei cassetti di manager o impiegati?), nonché facilmente distribuibili a qualsiasi fruitore, interno o esterno all’azienda. Si pensi, ad esempio, allo scambio di dati con i vari consulenti e alla fornitura della documentazione richiesta dai vari organi di controllo.

Nell’insieme, una certa “conformità” del dato e delle informazioni (Compliance, termine molto utilizzato attualmente), la solidità e certificazione dello stesso, che tranquillizza l’imprenditore così come gli organismi di controllo, l’Amministrazione Finanziaria e tutti i vari stakeholders.

RISORSE UMANE: LE “COLONNE PORTANTI” DEL REPARTO AMMINISTRATIVO

Dopo aver accennato al software e alle procedure, passiamo alle “colonne portanti” del reparto amministrativo, le risorse umane.

Pur se selezionate con buone capacità tecniche, può accadere di vederle un po’ spaesate (a volte insoddisfatte): inserite in un contesto nel quale svolgono egregiamente il loro lavoro specifico, ma che incespicano quando si verifica con loro la conoscenza di tutta la filiera del processo nel quale sono inserite, o se sanno esattamente perché stanno registrando una tal fattura, in quel particolare conto di mastro e via dicendo.

Probabilmente nessuno ha mostrato loro il quadro d’insieme: dalla generazione del dato, che conoscono solo parzialmente, fino al risultato finale delle loro elaborazioni, ossia lo scopo preciso della “tenuta della contabilità” ed elaborazione dei dati.

Non parlo di chi ha la responsabilità del reparto, ma di tutte le risorse: è bene che abbiano contezza del risultato del loro impegno, report direzionali, bilanci o dichiarazioni che siano. A volte si svolge un pezzo di lavoro (ciclo attivo, ciclo passivo, ecc.) e non si partecipa al prodotto finale, perdendo così la visione dell’intera filiera, e precludendosi la possibilità di vedere realizzato il proprio apporto all’interno del prodotto finito.

Ritengo che un’adeguata formazione delle risorse umane possa contribuire a creare un migliore clima di lavoro, incrementando l’autostima e la qualità del risultato. Ho visto persone cambiare radicalmente atteggiamento in reparto dopo aver capito l’importanza della loro attività. L’aggiornamento dovrebbe spaziare in ogni campo: norme civilistiche, fiscali, gestione del software, ma anche una migliore organizzazione personale e nelle relazioni interpersonali.

SPUNTI PER CRESCERE

In conclusione, abbiamo discusso per sommi capi della nostra visione del reparto amministrativo: inteso come un amalgama di risorse umane e tecnologiche, che vive in un equilibrio in continuo divenire, tra frenetiche innovazioni tecniche e più stabili bisogni dei singoli individui, che, come detto sopra, sono e rimarranno il fulcro dell’organizzazione.

Lasciamo ora al lettore le personali riflessioni:

  • Com’è organizzato il mio reparto amministrativo?
  • Vi lavorano risorse umane soddisfatte?
  • Sono sufficientemente appoggiate dalla tecnologia imperante o ne sono spaventate e sopraffatte?
  • Seguono procedure ben definite?
  • Qualcuno ha insegnato loro il “mestiere” quando sono state inserite nell’organizzazione?
  • E in seguito, ho fornito loro la necessaria continua formazione?

Sono molte le domande che possiamo porci e lo spazio di miglioramento, a mio avviso, si trova in qualsiasi organizzazione aziendale.

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    Note sull’autore – Alberto Zuffellato

    “La personale conoscenza del reparto amministrativo si è costruita on the job: nata dall’esperienza di consulente fiscale e successivamente, grazie a diverse frequentazioni in qualità di revisore e componente del Collegio Sindacale, è stata costantemente approfondita, a tal punto, da portarmi a sedere allo stesso tavolo del personale amministrativo in azienda per progetti in ambito di organizzazione, digitalizzazione, formazione ed altro.

    Vivere un tale cambio di prospettiva è stato come passare da una riva all’altra del fiume. Da un lato il supporto consulenziale esterno, che richiede dati ed informazioni (per la redazione del bilancio, dichiarativi, controlli di conformità e molto altro) e dall’altra sponda l’aiuto interno nel gestire tutti questi valori, una montagna di dati se ci pensiamo bene, costantemente in espansione.”

    A cura di

    Partner Consultant - Controllo di Gestione

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