L'innovazione di processo è uno strumento fondamentale per il corretto svolgimento delle funzioni aziendali. A patto che ce ne si prenda cura giorno per giorno e non si releghi questa attività alle sole situazioni di emergenza.
L'innovazione di processo come motore per la crescita dell'azienda e delle persone
“Quali figure devo inserire nella mia realtà aziendale per dare continuità e promuovere la crescita?”
“Mi ritrovo ad avere nel mio organico figure prossime al pensionamento che detengono l’esperienza totale su come gestire il lavoro: come posso introdurre nuove figure e condividere questa esperienza, garantendo quindi la continuità aziendale?”
“Tutti fanno un po’ tutto qui in azienda, non esistono veri e propri ruoli e un processo standard di gestione delle attività.”
“Mi servirebbe un software per automatizzare i miei processi più costosi in termini di tempo e risorse.”
“Ogni lavoro gestito nel mio business è una realtà a parte, con le proprie eccezioni da gestire: la standardizzazione dei processi non è attuabile.”
“Dovrei cambiare e migliorare i processi ma non c’è mai il tempo, abbiamo troppo da fare.”
Vi riconoscete in alcune di queste affermazioni? Sono una piccola ma significativa porzione delle dichiarazioni più comuni che riscontro durante le mie visite nelle PMI in qualità di analista di processi e di organizzazione.
Il re-engeeniring dei processi: innovazione e crescita
La consapevolezza della necessità di innovare e migliorare i processi interni è ormai assodata, nelle aziende moderne, che si interfacciano con contesti e mercati caratterizzati da una velocità di cambiamento estrema.
Il re-engineering dei processi - o innovazione di processo - viene spesso interpretato ancora oggi però dal lato dell’urgenza e della necessità di risoluzione di particolari dinamiche, o anche come occasione per sistemare alcune specifiche inefficienze in ambito aziendale. Da questo punto di vista, l’azienda si attiva spesso verso percorsi di cambiamento solo quando vengono effettivamente percepiti come urgenti e quando le difficoltà di organizzazione interna si manifestano in modo evidente: è il momento in cui la necessità di agire in tempi brevi si percepisce in modo chiaro e netto.
Nel mercato di oggi, anche in seguito all’introduzione dell’AI, il contesto in cui l’azienda opera punta ancor di più a un’accelerazione nei tempi e nel fabbisogno costante di innovazione; le informazioni che l’azienda è chiamata a gestire e raccogliere per mantenere il proprio vantaggio competitivo nel mercato o aprirsi verso nuovi scenari sono sempre più preziose e il tempo per la loro elaborazione sempre più veloce. L’innovazione di processo richiesta dal mercato non può dunque più limitarsi a rari momenti di analisi per riparare a situazioni di difficoltà evidenti, ma deve essere attivata anche nei momenti di crescita e di benessere aziendale, diventando un metodo per il miglioramento continuo, al fine di misurarsi, innovarsi e mantenersi quindi protagonisti del mercato.
Da questo punto di vista, il re-engineering dei processi non è più uno strumento di riparazione e di urgenza, ma va visto come un metodo di mantenimento del proprio vantaggio competitivo, un acceleratore della crescita aziendale e delle persone che vi operano. Diventa quindi un focus fondamentale al quale dedicare il giusto tempo, in modo costante e strutturato.
Opportunità e occasioni, non solo risoluzione dei problemi
Quello che riscontro personalmente nelle PMI in cui ho il piacere di applicare questo metodo, sono una serie di opportunità e occasioni che si concretizzano per l’azienda e che vanno oltre l’efficientamento delle criticità rilevate. Nello specifico si manifestano i seguenti aspetti:
Ottimizzazione dei processi interni con:
- Eliminazione di processi in essere a zero valore aggiunto;
- Creazione di nuovi processi a valore aggiunto che possono anche tradursi in un nuovo vantaggio competitivo per l’azienda;
- Ottimizzazione dei processi aziendali tramite l’automazione e la digital transformation.
Opportunità di crescita delle persone in azienda tramite:
- Individuazione di nuove responsabilità e attività a valore aggiunto per le risorse;
- Eliminazione di attività in capo alle risorse tramite la loro digitalizzazione;
- Incentivazione della leadership con la creazione di nuove figure di leader grazie all’assegnazione progressiva di nuove responsabilità;
- Promozione, laddove sia presente e attuabile, del passaggio generazionale tramite la creazione di percorsi che trovino nell’innovazione dei processi un presupposto per la formazione e per il coinvolgimento della persona;
- Promozione dell’inserimento di nuove figure, abbinando la loro esperienza esterna al nuovo processo che si sta attuando, creando nuovi scenari e processi innovativi per l’azienda;
- Potenziamento del team grazie al coinvolgimento nel cambiamento e nella crescita dell’azienda. Le risorse diventano attori stessi del cambiamento, portando le loro idee nel processo.
L'innovazione di processo attraverso co-working e coinvolgimento del personale
Come attuare quindi un progetto di cambiamento aziendale che coinvolga processi, persone e strumenti e che possa effettivamente portare al raggiungimento dei risultati appena visti?
La mia esperienza mi insegna sempre di più che il successo di progetti di questo tipo è rappresentato dal co-working e dal coinvolgimento delle persone.
Il co-working rappresenta l’incontro di due punti di vista: da un lato quello interno, costituito dall’esperienza delle singole risorse immerse nella vita dell’Azienda e che conoscono approfonditamente le dinamiche del day-by-day aziendale. Dall’altra parte la prospettiva esterna del team consulenziale di analisti e specialisti che portano la propria esperienza in conoscenza di processi, organizzazione, persone e digital transformation.
Il punto di vista esterno si fonde quindi con il day-by-day vissuto all’interno dell’azienda, co-creando nuovi scenari, idee, metodi e regole che possano superare e migliorare lo status quo.
Il cambiamento si fa prima di tutto con le persone; per questo risulta necessario, ancor prima di parlare di software, processi e soluzioni, identificare i seguenti elementi:
- Spiegare il “Perché” del cambiamento: condividere con il team le motivazioni e la visione aziendale alla base del percorso di cambiamento;
- Promuovere nel co-working la cultura della domanda più che della risposta immediata, in modo da promuovere il ragionamento su nuovi scenari e idee innovative;
- Creare la consapevolezza che il cambiamento è un processo da intraprendere sempre più spesso e che quindi va applicato, misurato ed eventualmente rimesso in discussione nel tempo;
- Vedere il cambiamento e il re-engineering dei processi non come soluzione a inefficienze, ma come opportunità per far crescere l’azienda e le risorse al suo interno.
