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Recuperare efficienza in azienda: un must assoluto che passa per il riordino

Come in casa, anche in azienda c'è bisogno di mettere ordine e rendere le informazioni accessibili a tutti. Scopriamo come e perché.

Le informazioni rappresentano un patrimonio aziendale fondamentale per l'esecuzione delle attività quotidiane da parte dei diversi operatori in azienda e per il monitoraggio dell'andamento del business attraverso i KPI individuati.

La mancata condivisione delle stesse in modo fluido, all’interno e all’esterno dell’organizzazione, genera non poche inefficienze. Soprattutto in seguito alla pandemia del 2020, che ha ridefinito l’impostazione del lavoro, spostando molto il peso sul modello dello smart working, risulta fondamentale gestire le informazioni necessarie anche a distanza. 

Quanti fogli Excel personali ci sono nei pc dei tuoi collaboratori? Prova a contarli...

Quali sono le cause che generano un flusso informativo non ottimizzato? In prima analisi si può constatare come l’uso di strumenti personali e utilizzati solo dalla singola risorsa porti alla non condivisione delle informazioni con il team e al rischio di una mancanza di univocità del dato stesso, dislocato in diverse fonti. Risulta fondamentale quindi identificare questi strumenti personali (file Excel, fogli cartacei e altri) per riportare le informazioni in essi contenuti all’interno di un sistema condiviso e consultabile dal team, al fine di abbattere i tempi di ricerca dell’informazione e avere la certezza del dato. Comincia con il tracciare e identificare questi strumenti personali con una sorta di censimento.

Strumenti remoti: una veloce panoramica.

Gli strumenti di lavoro remoto rappresentano la soluzione per riportare le informazioni dislocate negli strumenti personali in ambiente condiviso, consultabile e aggiornabile in tempo reale dal team di lavoro. Vediamone alcuni: 

  • Project Management: gestione delle attività e delle tempistiche in relazione a progetti e commesse; 
  • Time tracker: registrazione e rendicontazione delle ore svolte dagli operatori in merito alle proprie attività lavorative; 
  • CRM: gestione commerciale attraverso la mappatura di aziende, contatti, chiamate, riunioni e opportunità; 
  • Documentali: gestione condivisa dei documenti relativi al cliente, alla commessa o a un progetto; 
  • BI: visualizzazione semplificata di indicatori aziendali (budget, fatturati, KPI) per monitorare l’andamento aziendale e valutare decisioni strategiche; 
  • Intranet: condivisione di informazioni strategiche; 
  • Piattaforme organizzative: governare i processi chiave non tipicamente gestionali (relazioni UT, forza vendita); 
  • BPM: implementazione di processi autorizzativi e di scambio di informazioni tra piattaforme per automatizzare l’avanzamento degli stati di un processo. 

Ridisegna la tua organizzazione con i nuovi strumenti

L’introduzione di strumenti remoti per il lavoro condiviso rappresenta un’opportunità per la tua azienda di ridisegnare i propri flussi e le procedure interne, ottimizzando il flusso informativo e rendendo più snelli i processi. I vantaggi di questo approccio sono: 

  • Riduzione di colli di bottiglia; 
  • Risparmio di tempo nelle singole attività svolte;     
  • Miglioramento nell’organizzazione del lavoro. 

 

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