Scelta e implementazione del nuovo ERP: un incubo comune. Come procedere per evitare danni.
Se state per intraprendere il percorso di scelta e implementazione del nuovo ERP aziendale, potrebbero esservi utili questi 5 suggerimenti, 5 trucchi da tenere a mente per rendere il passaggio più agile e meno invasivo possibile, pensati per voi da Stefano Napolitano, Partner Consultant per l'Area Digitalizzazione. Considerando che la sostituzione di un sistema informativo rimane sempre uno dei momenti più delicati e temuti in ogni azienda.
1. Selezionate il software che vi offre la maggiore copertura funzionale con il suo standard:
Le personalizzazioni spesso sono un modo di mantenere l'inefficienza dei vostri processi a cui gli ERP provider spesso non si sottraggono; essere in grado di mantenere le funzionalità esistenti per entrambe le parti sembra inizialmente un'idea vincente. I costi di sviluppo e di manutenzione di queste procedure sono spesso elevate a fronte di un frequentissimo inutilizzo. Accade spesso poi che esplorando il nuovo sistema si trovino funzionalità diverse in grado di raggiungere lo stesso risultato talvolta anche in modo più efficiente;
2. Siate pronti a revisionare il vostro processo secondo le logiche del nuovo ERP;
È preferibile investire molta formazione sulle logiche e sulle funzionalità del nuovo sistema, coinvolgendo anche il middle management e gli operatori, ben prima dell'avviamento. Capita invece troppo spesso che le decisioni siano prese dalle alte sfere, alla luce di specifiche e informazioni spesso non corrispondenti alla realtà. L'approccio migliore, finché è possibile, è che sia l'azienda a cambiare e non il software ad essere personalizzato;
3. Riducete al minimo l'import dei dati;
Questa è un'attività che deve essere centellinata e dovrebbe limitarsi alle sole tabelle di base. Spesso è possibile mantenere il sistema precedente in uso per cui è preferibile evitare di importare ogni dato.
Le ragioni sono diverse:
- innanzitutto la qualità del dato: nei sistemi informativi è spesso molto bassa ed un'importazione senza adeguata revisione ha la conseguenza di portare nel nuovo sistema tutte le carenze e le inesattezze dell'azienda;
- c'è un inevitabile dirottamento delle risorse economiche e umane su un'attività che ha un valore aggiunto spesso solo percepito e non reale;
- l'inserimento di dati consente agli operatori di prendere dimestichezza con il nuovo sistema, entrando nelle nuove logiche e iniziando a ragionare con i flussi del nuovo sistema;
- le logiche tra i due sistemi saranno sicuramente difformi per cui l'importazione di documenti e movimenti è un percorso solitamente di compromesso e di non garantita soddisfazione.
4. Inserite negli obiettivi della prima fase solo le attività aziendali essenziali;
Inizialmente è meglio togliere che aggiungere. L'avviamento di un ERP è sempre un momento molto delicato e deve essere gestito al meglio. Il cambiamento quasi sempre spaventa. Per questo è importante che la prima fase sia un successo totale. Per ottenere questo scopo è quindi consigliabile iniziare dalle attività nevralgiche per l'azienda, avendo cura però di pianificare subito una seconda fase che includa una buona parte di processi necessari ma non indispensabili.
5. Nel caso di utilizzo di software dipartimentali verticali, valutate approfonditamente l'aspetto dell'efficienza dello scambio dei dati con il nuovo sistema;
Spesso ci sono dei software dipartimentali che hanno un'efficienza insostituibile. In questo caso, se la nuova soluzione non è in grado di assorbirli, è preferibile dedicare la giusta attenzione alla completa integrazione dei dati e a monitorare i livelli di performance. Capita non raramente che queste attività non siano opportunamente analizzate, con la conseguenza di creare un disallineamento tra i sistemi informativi o costi di integrazione non trascurabili.
Consiglio bonus:
La pazienza in questa fase è sempre la migliore alleata. Aspettatevi qualche inghippo e un po' di fatica, è del tutto normale e da mettere in conto. Tuttavia tenere a mente questi consigli può davvero fare la differenza e aiutare voi ed il vostro team ad affrontare più preparati e consapevoli lo switch. Per trasformare un momento di cambiamento in un'opportunità vincente.
