Gli Enterprise Resource Planning, comunemente chiamati software gestionali aziendali, rappresentano il principale strumento di supporto per la vita aziendale. Permettono di tracciare l’intero iter degli ordini di vendita fino alla loro completa evasione e contabilizzazione; di registrare flussi di merci in entrata, stoccaggio e produzione; di gestire tutte le registrazioni contabili e gli adempimenti fiscali, fino alla redazione del bilancio. Sul mercato vengono normalmente proposti alle aziende con un approccio modulare, che permette l’implementazione successiva di funzionalità che controllano momenti diversi della vita e delle attività aziendali.
Ve ne sono di diverse fasce e categorie, a seconda della completezza dei moduli, impegno economico, velocità di installazione e configurazione, facilità di utilizzo, politica di licenza, tecnologia utilizzata, capacità di integrazione con altri sistemi informativi aziendali, e diverse altre variabili. La scelta dipende quindi da una attenta analisi delle necessità e degli obiettivi di business, che può guidare il management ad identificare il prodotto più adatto all’organizzazione.
Ottimizzare i flussi
Ormai tutte le aziende strutturate dispongono di strumenti ERP (Enterprise Resource Planning) che, proprio perché ottimizzano i loro flussi operativi e informativi, rappresentano allo stesso tempo una “fotografia” del loro grado di organizzazione e di gestione manageriale. E se la maggior delle imprese li utilizza per controllare le attività di base, non sono molte quelle che sfruttano pienamente le funzionalità più complesse messe a disposizione dalla tecnologia. A livello commerciale, ad esempio, molti ERP consentono di lavorare ancora prima che l’ordine sia divenuto tale, permettendo di tracciare anagrafiche di contatti non ancora clienti, offerte e relative revisioni da trasformare successivamente in ordine. In ambito produttivo, gli ERP più evoluti integrano sistemi di Material Requirements Planning (MRP), per automatizzare i sistemi di approvvigionamento delle materie prime sulla base della programmazione della produzione e delle politiche di gestione delle scorte di magazzino e dei punti di riordino. La produzione può essere programmata in modo automatico per prodotti standard, ma può essere anche modulata per commessa, con la possibilità di rilevarne l’andamento e la marginalità: i centri di produzione possono essere collegati all’ERP tramite rilevatori di diverso tipo per la registrazione dei tempi di lavorazione delle singole fasi; le materie prime utilizzate possono essere attribuite alla commessa così come i tempi di progettazione e di sviluppo. In definitiva, le attività produttive, di qualsiasi natura siano, possono essere collegate ai moduli di contabilità industriale degli ERP, che permettono di analizzare costi e margini di singoli prodotti e business unit.
Funzionalità evolute
Al medesimo scopo contribuiscono le funzionalità evolute della gestione degli acquisti, che consentono di formulare via ERP richieste di acquisto da tutta l’azienda verso l’ufficio preposto al rapporto con i fornitori. In questo modo, tutte le istanze vengono tracciate e, se approvate, trasformate automaticamente in richieste di preventivo e successivamente in ordine di acquisto; allo stesso tempo, l’amministrazione è in grado di collegare qualsiasi costo alla fonte, velocizzando enormemente l’attribuzione dei costi indiretti e, in parte, il ribaltamento degli indiretti. In alcuni business, inoltre, è di fondamentale importanza monitorare i prezzi di acquisto delle materie prime, caratterizzati spesso da un andamento ciclico. Lo strumento informatico può supportare l’attività di controllo, permettendo di prendere decisioni rapide sulla base dello storico e del trend attuale dei prezzi. In magazzino L’ERP può essere collegato con sistemi automatici di rilevazione delle merci, ottimizzando il carico e lo scarico degli articoli e proponendo riordini automatici delle scorte in via di esaurimento. Sorprendenti anche i vantaggi che si possono ottenere nel controllo di gestione da un utilizzo spinto degli ERP più evoluti. Oltre alla contabilità ordinaria e alla già citata contabilità industriale, è possibile costruire l’andamento di flussi di cassa, indispensabile per le previsioni di copertura del fabbisogno di liquidità e per tutta la gestione finanziaria; riclassificare i prospetti economici e patrimoniali secondo le proprie necessità di analisi; creare dei budget di spesa preventivi e monitorarne l’andamento attraverso l’analisi degli scostamenti con i consuntivi reali. Insomma, questi strumenti informatici possono rappresentare non solo il procedimento per espletare attività di routine, quali la fatturazione attiva e passiva e la contabilità ordinaria, ma una grande opportunità per organizzare l’azienda in modo efficiente, ottimizzando i flussi operativi e informativi e registrando i dati necessari all’analisi dei costi, delle marginalità e della produttività. Possono rivelarsi anche ottimi strumenti di controllo, per rilevare immediatamente anomalie o problemi lungo tutto il percorso di creazione del valore.
(Articolo Nuova Finestra - maggio 2012)
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