Una domanda che si pongono gli imprenditori e che spesso genera non poca preoccupazione è proprio "Come scegliere il gestionale ERP giusto per la mia impresa?". Decisione strategica e funzionale di prim'ordine, che va affrontata con i giusti strumenti.
Integrare una piattaforma gestionale in azienda risulta essere, di questi tempi, la chiave per definire i parametri di successo della propria attività. In risposta ai rapidi mutamenti di mercato, responsabili di imprevisti cambi di direzione strategici e produttivi, le imprese riscontrano una nuova esigenza a livello organizzativo: aggiornare la propria progettualità aziendale in termini di massima produttività, efficienza e sostenibilità.
Il gestionale ERP: molto più di un semplice software contabilità
Una possibile soluzione è da riconoscersi nei gestionali ERP (Enterprise Resource Planning): questi sono in grado di mantenere la propria organizzazione coesa fornendo, secondo necessità, un set di dati unificato e facilmente reperibile, garantendo trasparenza e favorendo, grazie a tutto ciò, una visione e un flusso di lavoro comune a tutta l’organizzazione.
L’esistenza di questi sistemi sancisce il passaggio a una dimensione alternativa e indubbiamente più evoluta rispetto ai già conosciuti software di contabilità (limitati all’inserimento delle fatture per ricavarne il bilancio); un gestionale ERP, in questo senso, può comprendere in un unico ambiente tutti i processi organizzativi: dalla parte contabile al magazzino, dall’ufficio acquisti alla gestione di distinte e cicli di produzione.
Durante la selezione di un’adeguata tecnologia gestionale, un’azienda può rivolgersi direttamente ad una software house o ad un system integrator (rivenditori), supponendo che per digitalizzare l’organizzazione sia sufficiente selezionare e implementare una piattaforma gestionale in grado di soddisfare il maggior numero di necessità: si instaura così una conversazione tra i due interlocutori che discorrono sull’asse esigenza-soluzione. Non si considera, tuttavia, l’impatto più esteso che tale introduzione tecnologica può apportare alla propria organizzazione in termini di cambiamento, competenza e organizzazione: la scelta di un gestionale ERP non è infatti così immediata.
Un processo bottom up
Per favorire l’esito positivo dell’implementazione di un sistema ERP è opportuno dedicarsi, in origine, all’analisi pregressa del modello di business, dei processi e degli obiettivi aziendali. Il passaggio successivo contemplerebbe dunque lo stilare un piano di sviluppo tracciando le opportune milestones propedeutiche all’implementazione; è proprio dopo questa fase che diviene possibile concentrarsi sulla selezione software. Avviare il processo di transizione digitale dalla semplice selezione del software nella convinzione che questo si adatti naturalmente ai propri bisogni, nonché futuri piani di sviluppo, porta con sé il rischio di dover conformare la propria organizzazione al gestionale, e non viceversa.
Ecco che la conoscenza dei propri processi aziendali può essere definita metodicamente, attraverso:
- L’analisi della situazione attuale (AS-IS) per sottolineare le criticità organizzative;
- La definizione di uno scenario di sviluppo (TO-BE);
- L’individuazione delle specifiche tecnologiche per realizzarlo;
- Il confronto con la proposta tecnologica presente sul mercato (software selection);
- La richiesta di una demo di scenario TO-BE rivolta a una shortlist di partner tecnologici selezionati;
- L’implementazione della soluzione e la formazione dei key user in azienda.
Come scegliere il gestionale ERP: un mercato ricco di proposte.
Il mercato è ricco di proposte di qualità, molte delle quali correlate a colossi del settore (come SAP, Zucchetti, Microsoft Dynamics...), dunque garanzia di soluzioni complete e orizzontali nelle quali più funzioni sono implementate all’interno della stessa piattaforma; questi sistemi forniscono soluzioni fit-to-standard, come ad esempio Odoo, il quale adopera un approccio modulare. Alternativamente, esistono soluzioni custom più circoscritte, dette verticali, integrabili nel tempo all’interno del proprio ambiente ERP (ad esempio, un’integrazione tra software CRM e MES all’interno del framework gestionale già presente).
Affidarsi ai brand tecnologici più noti, certi della qualità dell’offerta e consapevoli dei costi a essa correlati porta con sé una necessità molto rilevante durante l’implementazione in azienda: le novità introdotte dallo strumento devono essere accompagnate da un forte commitment della Direzione aziendale, la quale trasmette il suo impegno introducendo e guidando il team durante il processo.
La propensione e preparazione della Direzione a una guida strutturata e consapevole si attesta come principale ragione per cui l’implementazione di un software robusto e affidabile come l’ERP non abbia esito positivo nelle organizzazioni; tra le varie ragioni riconosciute, vanno citate anche:
- le mancanze nella comunicazione tra manager: queste portano a visioni differenti e spesso in conflitto tra loro relativamente al progetto, con il conseguente boicottaggio del medesimo;
- la scarsa alfabetizzazione informatica e la paura di essere rimpiazzati possono generare una forte resistenza al cambiamento da parte di alcune risorse;
- la mancanza di un organo di valutazione e controllo dei processi decisionali in azienda: in un progetto complesso come quello trattato, ogni decisione interna può avere un impatto fondamentale sul suo andamento e sul suo successo;
- l’eccessiva fiducia nella soluzione digitale, interpretata in qualità di sistema risolutivo e autosufficiente.
Nei prossimi articoli approfondiremo come avere un CRM in azienda permetta di monitorare l'attività commerciale, venendo in supporto alla forza vendita, e come agire nel caso in cui la propria organizzazione abbia come obiettivo cambiare un software gestionale già predisposto.