Il mistero dei numeri e la Business Intelligence

Buona parte della vita di un’impresa, produttiva o commerciale che sia, viene tracciata da numeri e attraverso i numeri può essere rappresentata: i ricavi di vendita e i costi economici, le entrate e le uscite monetarie, i margini di guadagno, la composizione del portafoglio clienti, le transazioni eseguite e i prodotti trattati, i ritorni di una campagna di marketing, i minuti di una fase di produzione, la quantità di materia prima utilizzata, i giorni di permanenza in magazzino della merce o del trasporto per eseguire una consegna, e così via. Tutte queste cifre rappresentano il risultato di scelte strategiche e sono tra loro legate, contribuendo tutte a generare il risultato economico positivo o negativo dell’attività imprenditoriale e il suo equilibrio finanziario. Per prendere le giuste decisioni, quindi, è importante per l’imprenditore e i manager disporre di una “fotografia” precisa, sia sintetica che di dettaglio, delle attività aziendali e controllare l’andamento di questi dati. Naturalmente, proprio per la grande quantità di informazioni, non è semplice avere una visione di insieme costantemente aggiornata, né tantomeno avere la capacità di recuperare immediatamente i dettagli necessari a valutazioni puntuali e urgenti. Per questo, ci vengono in aiuto strumenti di Business Intelligence, capaci di agganciarsi a contenitori di dati e di rielaborare le informazioni contenute per ottenere le indicazioni desiderate e filtrate attraverso dimensioni prestabilite. Ecco, così, ad esempio, che saremo in grado di avere in tempo reale l’andamento dei fatturati per zona o per prodotto e di analizzarne gli scostamenti con periodi precedenti o zone adiacenti o budget predefiniti. La conseguenza ovvia è che potremo intervenire tempestivamente per contrastare eventuali problemi rilevati dall’analisi dei numeri. Naturalmente, il “gioco” funziona sulla base di alcuni presupposti indispensabili. Prima di tutto, i dati da analizzare devono essere strutturati, cioè in un formato che permetta l’elaborazione automatica. In questo senso, ad esempio, un testo descrittivo non costituisce un dato strutturato, mentre lo possono essere un semplice campo numerico o una data: lo strumento di BI sarà in grado di “leggere” questi ultimi e compiere operazioni di calcolo, quali somme, differenze, medie e così via. Risulta, perciò, molto importante utilizzare contenitori di dati adatti allo scopo, quali software gestionali aziendali, database, fogli Excel e simili. In secondo luogo, è fondamentale capire quali siano i dati rappresentativi del business che si intende analizzare e monitorare. I cosiddetti Key Performance Indicator (KPI) o Indicatori Chiave di Prestazione, ad esempio, sono indici utilizzati per misurare l’andamento di alcuni processi, in particolare la qualità, i volumi, i costi e i tempi delle attività che li compongono. Ciascun business è diverso dagli altri per i fattori che ne determinano il funzionamento e il successo, quindi ciascun imprenditore saprà quali sono i valori che desidera tenere sotto controllo. Il risultato del lavoro degli strumenti di BI si concretizza normalmente attraverso report periodici contenenti dati elaborati piuttosto che cruscotti di controllo aggiornati in tempo reale, veri e propri “semafori” che segnano il rosso per allertare il manager e focalizzare immediatamente l’origine del problema. Quali sono, dunque, gli ambiti di applicazione di questi strumenti? Come abbiamo già intravisto, i casi sono i più svariati: le Vendite seguiranno l’andamento dei fatturati delle varie zone, dei prodotti venduti, delle condizioni applicate e le attività della Forza Commerciale; il Marketing gestirà campagne di varia natura con prospettive precise di ritorno e analizzerà comportamento e ciclo di vita del cliente; gli Acquisti controlleranno convenienza e puntualità dei fornitori; la Produzione i tempi e i costi delle varie fasi; la qualità potrà monitorare andamento e origine delle non conformità; la Logistica potrà ottimizzare gli spostamenti e lo stoccaggio delle merci e dei prodotti, sia all’interno dell’azienda sia nell’iter di consegna al cliente; la Direzione terrà sotto controllo gli indici di bilancio derivanti dalla contabilità, i flussi di cassa e tutti gli indicatori sintetici di performance di ciascuna funzione. Gli strumenti sul mercato per poter costruire questa “plancia di comando” sono diversi, come diversi sono le tecnologie applicate, le logiche di funzionamento e i costi di approvvigionamento. Per l’applicazione di tutti, in ogni caso, valgono le regole di avere bene chiaro cosa si voglia indagare, quali siano le relazioni fra i dati, la loro semantica e la loro consistenza, ovvero il significato attribuito a ciascun numero e il suo grado di affidabilità. Insomma, per dirla con uno dei più grandi letterati tedeschi, Wolfgang Goethe: “Hanno detto che le cifre governano il mondo. Può darsi. Ma sono certo che le cifre ci mostrano se è governato bene o male”.