La gestione efficiente dei documenti

Carta, PDF, testi, fogli di calcolo, presentazioni, disegni tecnici e altro ancora. Quanti e quali documenti ogni giorno vengono creati, modificati, utilizzati e condivisi in azienda… Siamo talmente abituati a gestirli che non ci facciamo più caso, salvo poi lamentare che il desktop del pc sta esplodendo di disegni da valutare; che non ricordiamo in quale email stava l’allegato con quel preventivo inviato o come si intitola il file dell’ultima brochure di prodotto; che dobbiamo “cliccare” almeno sei cartelle nel file system del server aziendale per trovare l’ordine del cliente Rossi dello scorso anno e che non sappiamo quale versione il nostro collega abbia inviato al cliente; e così via. Insomma, lavorare con i documenti non è sempre così semplice. Soprattutto, può diventare molto dispendioso dal punto di vista della perdita tempo, dello stress cui sottoponiamo la nostra memoria, del dispendio di energia. Al contrario, l'utilizzo di strumenti ideati per la gestione documentale e di una "sana" abitudine a gestire i nostri file in modo sistematico attraverso questi software, ci può risparmiare un sacco di fatica, di disordine e di brutte sorprese. Stiamo parlando di database in grado di archiviare documenti e una serie di informazioni collegate, i cui vantaggi sono diversi e rilevanti. Vediamone qualcuno. In primo luogo e in linea generale, la dimensione collaborativa è il beneficio che, su tutti, per primo si coglie utilizzando i sistemi di gestione documentale. I file salvati all’interno di questi archivi possono essere condivisi facilmente con i propri collaboratori attraverso reti interne aziendali o via Internet, visto che spesso l’interfaccia operativo è accessibile via browser. Le cartelle possono essere condivise tra più operatori e l’inserimento o la modifica di un nuovo file da parte di un utente viene immediatamente messa a disposizione degli altri collaboratori, o degli altri computer o supporti portatili dello stesso utente. Un ulteriore vantaggio di questo meccanismo è che la storia del documento viene salvata in cronologia dal sistema. Ciò significa che uno stesso file incorpora tutte le versioni realizzate dai diversi utenti, e che di volta in volta queste vengono salvate con la possibilità di inserire commenti sulle modifiche eseguite. In questo modo, non sarà più necessario salvare diverse copie di uno stesso file per non perdere la storia delle modifiche, ma sarà sempre possibile aprire il file nell’ultima versione salvata oppure in ciascuna delle precedenti, di cui conosceremo la data di archiviazione, l’operatore che ha apportato i cambiamenti e i commenti sulle modifiche svolte. Un modo per far pulizia e chiarezza nel mare magnum delle copie di file che intasano le nostre cartelle. Essendo gli archivi dei database, i documenti archiviati possono essere catalogati per tipologia, argomento, finalità, funzione e qualsiasi altra dimensione di ricerca si pensi di utilizzare per poterli successivamente ritrovare facilmente. Ciascun file può essere “taggato”, cioè a ciascun file possono essere abbinate delle parole chiave, ottimo sistema per archiviare immagini e disegni, che normalmente costituiscono un grosso problema quando si archivia con finalità di ricerche veloci: le parole chiave restituiscono immediatamente tutti i file che sono stati contrassegnati proprio con quell’etichetta. I file di testo, invece, così come i fogli di calcolo, vengono indicizzati, cioè un “motore di ricerca” interno è in grado di restituire come risultato qualsiasi documento che contenga la parola o la frase ricercata, non solo nel titolo ma anche nell’intero contenuto. Processi automatizzati possono, inoltre, facilitare meccanismi di flusso dei documenti: una mail può raggiungere tutti gli interessati ogni qualvolta venga fatta una modifica o un nuovo inserimento da parte di qualcuno; i documenti possono essere legati a fasi di elaborazione prestabilite, come ad esempio un processo di autorizzazione da parte di un editor responsabile per la pubblicazione definitiva a tutti gli operatori o per l’utilizzo finale; documenti che passano da una fase all’altra possono essere copiati o trasferiti automaticamente da una cartella all’altra, evitando dimenticanze o errori di archiviazione. Ancora, diversi sistemi di archiviazione si integrano con altri software di produttività normalmente utilizzati in azienda, quali il pacchetto Office o CRM, e persino con piattaforme esterne di pubblicazione di contenuti in Internet, quali siti aziendali, blog e ora anche i più diffusi social media. I vantaggi legati a questa caratteristica favoriscono una maggior velocità proprio nell’utilizzo di software di produttività personale e permettono di pubblicare immediatamente e contemporaneamente contenuti su diverse piattaforme con il minimo sforzo. Infine, la ridondanza dei dati su diversi supporti utilizzati dall’utente e la facilità nelle operazioni di backup programmati, totali o incrementali, completano il quadro, dando la possibilità di evitare, nel nostro computer, eventi disastrosi, quali quello, mutatis mutandis, della storica perdita della Biblioteca di Alessandria.