Design Sprint: tecnica pratica per aumentare l'efficienza di riunioni e brainstorming.
Noi italiani siamo un po’ allergici alle regole, diciamocelo: le regole ci piacciono quando riguardano gli altri, un po’ meno quando siamo noi a doverle rispettare. Non rispettare principi e regole porta in generale a vivere male, a creare malumori e le relazioni personali a lungo andare si guastano e si genera tensione emotiva.
Ed è esattamente quello che succede in azienda durante i meeting o i brainstorming. Jake Knapp, ideatore del Design Sprint in Google Venture, scrive:
"Le idee che sono proseguite e hanno avuto successo NON sono state generate nei brainstorming dove ognuno parla ad alta voce. Le idee migliori sono venute da qualche altra parte. Ma dove?”
Brainstorming: criticità e zavorre
Erroneamente pensiamo che i brainstorming siano momenti creativi e produttivi in realtà accade questo:
- Ascoltiamo poco e male, spesso siamo distratti;
- Ci piace molto chiacchierare, anche uno sopra l’altro, limitando inevitabilmente l’ascolto;
- Arriviamo in ritardo agli appuntamenti e alle riunioni ma abbiamo sempre una giustificazione: raramente accade di sentire “scusate il ritardo, ho sbagliato, dovevo partire 10 minuti prima. Non succederà più”;
- Abbiamo poco rispetto degli altri mentre parlano e non di rado accade che mentre un partecipante espone una sua idea, rispondiamo al telefono o scriviamo un’e-mail;
- Siamo pronti subito a giudicare le idee e le opinioni altrui, cassandole prima ancora che ne sia conclusa l’esposizione;
- Spesso le riunioni durano ore e i partecipanti escono, sia annoiano, non sono parte attiva.
Vogliamo parlare di quando dobbiamo lavorare assieme, in team? Interminabili discussioni, formalità gerarchiche, paura di andare oltre le righe con la creatività, timore del giudizio altrui, c’è chi lavora e chi invece è passivo.
Design Sprint: come nascono le idee vincenti
D’altronde tutto questo deriva dalla nostra “cultura” e dal modo in cui siamo stati abituati a relazionarci con gli altri, fin dalla scuola.
Ma il fatto che abbiamo sempre fatto così non significa che sia giusto continuare e che non si possa migliorare.
Cosa centra tutto questo con il Design Sprint? Centra eccome, perché il Design Sprint è nato per rendere creativi ed efficienti i brainstorming. Per raggiungere questo obiettivo ha introdotto principi chiari e regole semplici che devono essere rispettati da tutti i partecipanti e servono per:
- Focalizzare il team sul problema identificato;
- Lavorare assieme rispettando il pensiero degli altri;
- Eliminare le gerarchie formali;
- Stimolare la “libertà di pensiero” delle persone;
- Essere concreti e produttivi.
Sotto ho elencato i principi chiave e le regole di “buon senso” che tutti i membri del team (imprenditori o manager di livello che siano) devono rispettare per tutta la durata dello Sprint:
- Non usare telefoni e PC (si, è possibile, ve lo posso garantire);
- Si scrive, si espone e si vota (si parla molto poco);
- Si lavora insieme ma da soli (prima il lavoro individuale e solo dopo la condivisione);
- Si ascolta attivamente (si parla uno per volta);
- Si disegna, si schematizza (così si ricorda maggiormente);
- Si punta alla concretezza: il processo ha attività e tempi schedulati;
- Si preferisce testare un prototipo piuttosto che continuare a cercare la perfezione;
- Non si richiede ai partecipanti di essere creativi, è il processo che è creativo;
- Testare serve a comprendere e migliorare.
Se i principi e le regole non venissero rispettati? Non succede nulla, ovviamente, ma certamente il lavoro del gruppo non sarebbe produttivo come dovrebbe e il rischio per l’azienda di perdere tempo e soldi sarebbe molto alto.
Brainstorming, Design Sprint e Facilitatori: verso il cambiamento
Chi fa rispettare questi principi e regole? L’arduo compito è del “Facilitatore” ossia di colui che per tutta la durata dello Sprint deve gestire il team di lavoro ed organizzarne attività e tempi. È un ruolo complesso e focale per la buona riuscita del Design Sprint.
Quando durante i miei Meet-Up sul Design Sprint illustro questi principi e regole, molto spesso colgo dei sorrisi nelle facce dei partecipanti, come a dire “È proprio così: quante volte si finisce una riunione senza nulla di deciso perdendo solo tempo”. Già, perché lo sappiamo tutti che ci sono i professionisti delle riunioni.
Tutto questo però può avere termine e le riunioni possono terminare sempre, dico sempre, con l’individuazione di una potenziale soluzione da prototipare e testare. Ma il Design Sprint richiede un mindset diverso , di cui focalizzazione e processo sono due elementi fondamentali.
Come sempre il cambiamento non è facile, ma è possibile e basta impegnarsi. Voi siete pronti?
