Nelle Aziende che si evolvono costantemente e in cui le persone richiedono un flusso informativo costante con l’Azienda, cambiano anche le modalità di gestire la comunicazione interna, che assume aspetti sempre più complessi e multicanale.
Nella revisione dei flussi comunicativi interni, si deve considerare anche una revisione e modernizzazione del classico Regolamento Aziendale, considerato sempre come un fondamentale strumento normativo, tanto da venire correntemente citato anche nel contratto di lavoro individuale, come documento di riferimento per indirizzare azioni e comportamenti comuni per tutti i dipendenti.
Il Regolamento interno può e deve invece assumere anche un ruolo più specificatamente coinvolgente, estrapolandolo dall’esclusiva funzione normativa/sanzionatoria per portarlo ad un livello di vera e propria guida di riferimento per la vita aziendale. E come conseguenza anche uno strumento che impatta sulla motivazione, attraverso una maggiore trasparenza e mantenendo vivo quel flusso di comunicazione che fa sentire le persone più coinvolte, diventando uno specchio della cultura aziendale.
L’ottica deve essere quindi più quella del Manuale che orienta le persone, più che del Regolamento che definisce regole e paletti rigidi.
Ho quindi stilato un breve decalogo di guida frutto delle esperienze su alcuni progetti specifici:
- Costruiamo il Regolamento/Manuale non solo sugli aspetti normativi del contratto, ma anche sulla Missione, i Valori e la Visione dell’Azienda, che devono essere riferimenti costanti nell’intera struttura
- Rendiamo lo strumento snello, flessibile e con un linguaggio informale e poco burocratico. Usiamo poi gli esempi per far comprendere situazioni reali.
- Evitiamo di riportare ampie parti del CCNL quando si spiegano parti del contratto collettivo applicate in un particolare capitolo o ambito. In tal caso, esplicitiamo la norma o la regola interna molto brevemente e rimandiamo (anche con dei link) al CCNL applicato. Di conseguenza creiamo a parte una copia del CCNL ad uso dei dipendenti. Spesso il CCNL è ridondante e affronta casistiche relative ad aziende anche diverse da quella in cui si opera. È possibile creare delle copie più concise del contratto a disposizione dei dipendenti, escludendo i punti di scarso interesse per la situazione locale, pur mantenendo il rigore degli elementi contrattualistici, e collegandolo alle norme regolamentari interne.
- Se inseriamo elementi di proibizione o procedure all’apparenza complesse, spieghiamo sempre la ratio della decisione facendo riferimento non solo al contratto o alla dottrina del diritto del lavoro, ma anche ai Valori che muovono l’azienda.
- Policy e Best practice aziendali sono parte integrante della conoscenza e della vita aziendale. Anche se possono essere descritte in modo più esteso in altra documentazione, inseriamole nel regolamento come riferimento essenziale che impatta sulle modalità di vivere l’azienda.
- Inseriamo parti che introducano meglio anche processi trasversali partendo non dalle regole, ma dai benefici che le persone possono avere, ad esempio come siamo valutati, o come siamo pagati o premiati, o elementi pratici, ad esempio come si legge una busta paga. Questo servirà anche a chi scrive il Regolamento a chiarirsi molte idee, e a chi legge una maggiore chiarezza che alimenta il “contratto psicologico” a fianco di quello formale e giuridico.
- Evidenziamo costantemente tutti gli elementi di maggior favore e i benefit concessi rispetto al contratto o anche rispetto alle norme correntemente applicate nel mercato. Molte volte questi plus, non vengono apprezzati correttamente e scompaiono nella percezione delle persone.
- Anche graficamente creiamo qualcosa di accattivante con infografiche, immagini, icone e box esplicativi per rendere il tutto più colorato e leggibile. Viviamo nell’era della sintesi e dell’immagine e le persone si aspettano queste due elementi.
- Fissiamo da subito le responsabilità e le regole per aggiornare il tutto al bisogno e/o a scadenze fisse. E diamo la possibilità a tutti di proporre variazioni o novità, dando comunque una spiegazione, qualora la proposta non venga accettata.
- Se abbiamo una intranet oltre alla versione di documento complessivo, inseriamo i vari punti o capitoli nel sistema spezzando e indicizzando il tutto per una fruizione ulteriormente più rapida e viva.
